Chị H, một nhân viên văn phòng đã làm việc 10 năm ở công ty về truyền thông, khi hỏi về đề tài này đã không giấu nổi bức xúc khi chị thường xuyên nhận được những tin nhắn không nằm trong công việc của đồng nghiệp, nhưng đôi khi tin nhắn về công việc được gửi đi thì lại nhận về sự phản hồi là sự im lặng. Có lúc lại là những sự tương tác chậm trễ hoặc nhắn lại nhát gừng, cọc cằn. Chị H hoang mang, không biết mình sai hay là đồng nghiệp sai, và làm sao cải thiện được tình trạng này.

Đọc tin nhắn rồi làm ngơ, nên hay không?

Nhà ga, bến tàu, trường học hay bệnh viện nơi mà những giá trị chung luôn được đề cao và tôn trọng, người ta đã quy định nhiều chuẩn mực về cách ứng xử và giao tiếp sao cho hài hòa lợi ích giữa các cá nhân tham gia mà vẫn giữ được những giá trị của cộng đồng.

Công sở là một trong những nơi mà văn hóa được thể hiện rõ nét nhất, nơi những trí thức vật lộn hàng ngày với “deadline”, với kpi, tuyệt vọng với khách hàng, trưa nay ăn gì hay cung đấu với đồng nghiệp… một trận chiến 8 giờ thì người ta dễ dàng bỏ qua những quy tắc hay bất chấp chuẩn mực. Văn hóa tin nhắn là một ví dụ.

Trì hoãn, bỏ sót, sợ trách nhiệm, thái độ bề trên hay quá tải tin nhắn… chỉ là vài trong số vô vàn những tình huống làm việc qua tin nhắn nơi công sở gây ra không ít những tình huống dở khóc dở cười.

Nhận một tin nhắn nhưng chần chừ, lần lựa không trả lời với tâm lý trì hoãn, mất tập trung bỏ sót tin nhắn quan trọng, không dám trả lời vì sợ bị quy trách nhiệm hay cho rằng tin nhắn này không quan trọng hay không có bổn phận phảo trả lời hay chỉ là chậm trả lời cố tỏ ra bận rộn… hiện nay không phải là “hàng hiếm” ở nhiều công ty, văn phòng. Nhưng thái độ tương tác online kiểu này gây cho người cần truyền thông cảm giác khó chịu, không được tôn trọng.

Ở chiều ngược lại, trả lời quá nhanh khi chưa kịp suy nghĩ, sai chính tả hay dùng ngôn từ không phù hợp, dài dòng, xáo rồng hoặc thể hiện vai trò hơn mức cần thiết… cũng là một vấn đề cần khắc phục mà nhiều người gặp phải.

Tương tác thân thiện, tôn trọng nhau ở văn phòng tạo nên tinh thần làm việc vui vẻ, hiệu quả đối với nhiều người - Hình minh họa

Những yếu tố cần có khi tương tác tin nhắn nơi công sở

Việc làm việc với nhau qua mạng, dùng các nền tảng chát để chia sẻ công việc tại văn phòng hiện nay là điều diễn ra liên tục, thường xuyên. Chính vì thế, văn hóa tương tác tin nhắn qua Facebook hay Zalo khi trao đổi về công việc ở nơi công sở cần đảm bảo các yếu tố sau:

+ Tôn trọng: Khi trao đổi qua tin nhắn, dù là với đồng nghiệp hay cấp trên, cũng cần thể hiện sự tôn trọng bằng cách sử dụng ngôn ngữ lịch sự, nhã nhặn, tránh sử dụng các từ ngữ thô tục, thiếu chuyên nghiệp.

+ Gọn gàng, rõ ràng: Nội dung tin nhắn cần ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, tránh lan man, dài dòng.

+ Tính thời sự: Nên gửi tin nhắn vào thời điểm phù hợp, tránh gửi tin nhắn khi người nhận đang bận hoặc vào ban đêm.

+ Tính bảo mật: Khi trao đổi thông tin quan trọng, cần lưu ý bảo mật thông tin, tránh để lộ thông tin cho người không có liên quan.

Đồng nghiệp là người mà bạn gắn bó trong thời gian dài, nên giữ hòa khí và sự tôn trọng trong tương tác là nét văn hóa cần có ở mỗi công ty, mỗi người khi làm việc - Hình minh họa

Ngoài ra, cần lưu ý một số điều sau khi trao đổi tin nhắn với đồng nghiệp qua Facebook hay Zalo:

+ Không nên spam tin nhắn: Chỉ nên gửi tin nhắn khi cần thiết, tránh spam tin nhắn gây phiền toái cho người nhận.

+ Không nên sử dụng tin nhắn để giải quyết các vấn đề phức tạp. Nếu vấn đề cần giải quyết phức tạp, cần trao đổi trực tiếp hoặc qua email để có thể trao đổi một cách đầy đủ, toàn diện hơn.

+ Không nên sử dụng tin nhắn để bàn luận về các vấn đề cá nhân: Nên sử dụng các ứng dụng khác để trao đổi về các vấn đề cá nhân, tránh gây ảnh hưởng đến công việc.

Dưới đây là một số ví dụ về cách sử dụng tin nhắn khi trao đổi về công việc ở nơi công sở:

+ Khi cần trao đổi thông tin nhanh chóng: Có thể sử dụng tin nhắn để trao đổi thông tin nhanh chóng, ví dụ như thông báo về một cuộc họp, thay đổi lịch làm việc,...

+ Khi cần trao đổi ý kiến, góp ý: Có thể sử dụng tin nhắn để trao đổi ý kiến, góp ý về một dự án, công việc,...

+ Khi cần hỗ trợ, giúp đỡ: Có thể sử dụng tin nhắn để nhờ đồng nghiệp hỗ trợ, giúp đỡ một công việc nào đó.

Việc xây dựng văn hóa tương tác tin nhắn qua Facebook hay Zalo khi trao đổi về công việc ở nơi công sở sẽ giúp tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.

Tag: Công sở Văn phòng Văn hóa tin nhắn